5 Consejos de productividad para trabajar desde casa
En estos tiempos extraños que vivimos con la pandemia del Covid-19, muchas personas se han visto obligadas al teletrabajo. Cada persona tiene sus circunstancias particulares, y algunos piensan que el teletrabajo es algo positivo y otros prefieren su trabajo presencial. A mí personalmente me gusta trabajar desde casa, ya que me permite pasar más tiempo con mi familia, sin embargo he de reconocer que a veces es muy difícil. Especialmente si tienes niños pequeños, puesto que atenderles requiere de atención constante.
Lo que está claro es que el teletrabajo requiere de una organización muy particular para que nuestro tiempo se aproveche bien. Hoy voy a intentar daros una serie de consejos que os pueden ayudar a estar más enfocados, a ser más eficaces y a que vuestro tiempo de teletrabajo sea más productivo, independientemente de vuestras circunstancias.
1. Estar al corriente de la situación
Con esto NO me refiero a ser consciente de cómo está la situación en la sociedad o la situación sanitaria. Me refiero a hacer una evaluación de nuestros flujos de trabajo y del uso de nuestras herramientas. Os lo explicaré en detalle.
Para ser más productivos, primero tenemos que identificar dónde somos menos productivos. Y la única manera de hacer eso es evaluar una a una las áreas de nuestro entorno de trabajo. A continuación os doy una lista de áreas que observar a lo largo de un día entero de trabajo y tomar notas a cerca de cada una de ellas. Posteriormente valora cada una de ellas y ponle una nota del 1 al 10 para cada área. De esta manera podrás identificar dónde centrar tus energías.
- Espacio de trabajo: cómo es vuestro lugar de trabajo, el entorno, si es ruidoso, si está ordenado, si hay muchas interrupciones, etc.
- Horario de trabajo: cuántas horas dedicas a lo largo del día, son seguidas, tomas descansos, a qué horas te sientes con más energía y cuándo te sientes cansado.
- Emails: cómo los gestionas a lo largo del día, los miras una vez, cada 5 minutos, etc.
- Cómo gestionas tu calendario, reuniones, citas, etc.
- Lista de tareas, cómo gestionas cada tarea que tienes que hacer a lo largo del día (profesional y personal), cómo priorizas las tareas.
- De dónde vienen la mayoría de las tareas y proyectos que tienes que gestionar, la fuente de las tareas.
- Haz un listado de todas las herramientas que necesitas para trabajar en remoto, tecnológicas y analógicas. Observa si hay alguna carencia, si te hace falta alguna herramienta que no estés utilizando todavía. Necesitas estar bien equipado de todas las herramientas que te puedan hacer el trabajo más fácil.
Es importante aceptar en cualquier caso, que las circunstancias que nos rodean trabajando desde casa probablemente nunca sean perfectas. Sin embargo, podemos intentar minimizar las situaciones que nos quitan foco y productividad.
Es importante aceptar en cualquier caso, que las circunstancias que nos rodean trabajando desde casa probablemente nunca sean perfectas. Sin embargo, podemos intentar minimizar las situaciones que nos quitan foco y productividad.
2. Optimizar el Espacio
Es importante designar un espacio específico para el trabajo, de esa manera cuando estamos en ese espacio, sabemos que estamos en “modo trabajo”. Aunque parezca una tontería, es un paso importante, ya que en el momento que entramos en ese espacio, subconscientemente estaremos preparados para trabajar. Intenta que el espacio acomode tus necesidades durante la jornada y que sea cómodo.
Otro factor importante es la limpieza. Un espacio de trabajo limpio y ordenado se traduce en una mente tranquila y dispuesta a llevar a cabo las tareas del día. Convierte la limpieza de tu espacio de trabajo en un ritual habitual, que forme parte de tu rutina. Lo ideal es hacerlo al comienzo y al final de la jornada laboral.
Una buena práctica también es vestirse adecuadamente para el trabajo. Estando en casa es muy fácil trabajar en pijama, sin embargo, estar vestido para la ocasión te pondrá más en situación. Por supuesto si tenemos reuniones debemos ir vestidos de manera adecuada, pero incluso si no las tenemos, es una buena idea hacerlo.
3. Optimizar el Tiempo
Es importante establecer límites a tu tiempo de trabajo. Establece un horario de trabajo y también establece tu horario de tiempo libre. Es fundamental recargar las pilas y desconectar, cosa que es difícil cuando trabajas desde casa ya que se solapan las tareas personales y laborales. Sin embargo, notarás un gran beneficio en separar las dos.
Define las horas de trabajo, los descansos, la hora de la comida y si puedes incluso establece horarios para las tareas tanto laborales como personales. Los límites de tiempo crean enfoque en la tarea que estás haciendo. Tener un tiempo dedicado solamente a trabajar y un tiempo dedicado exclusivamente a tu familia y tu descanso hará que te centres mucho más cuando estés trabajando. Y si además tienes establecido a qué hora vas a hacer cada cosa, ya no tienes que pensar en ello. Es una cosa que te quitas de la cabeza para centrarte en ser productivo.
Tener un tiempo dedicado solamente a trabajar y un tiempo dedicado exclusivamente a tu familia y tu descanso hará que te centres mucho más cuando estés trabajando.
A mí me gusta levantarme muy pronto por la mañana, ya que la casa está en completo silencio y me permite avanzar en las cosas que requieren concentración antes de que el resto de mi familia se despierte. Para cuando los demás se ponen en movimiento, yo ya he atendido un montón de cosas con tranquilidad y atención. Así puedo ayudar a mis hijos a desayunar y prepararse para el cole sin la presión de todas las tareas que tengo pendientes. Cada uno tendréis que buscar cuál es el mejor momento del día para vosotros.
4. Optimizar la Tecnología
Existen una serie de aplicaciones o programas básicos que vamos a necesitar para que nuestro teletrabajo funcione correctamente. A continuación tenéis las fundamentales, a las que luego habrá que añadir programas específicos del campo al que os dediquéis:
- Un proveedor de email que sea accesible desde cualquier dispositivo
- Un calendario (puede ser físico, como una agenda o digital)
- Un lugar en la nube donde almacenar documentos, imágenes y poder compartirlos con otras personas (google drive, dropbox, etc.)
- Una aplicación de mensajes instantáneos con la que comunicarte con tus compañeros de trabajo (whatsapp, slack, etc.)
- Una aplicación de videollamadas para tener reuniones cara a cara (google meet, zoom, etc.)
5. Optimizar la Información
En esta sección os voy a dar un resumen muy por encima, pero pronto escribiré otro post entrando en detalle de cómo optimizar nuestros flujos de trabajo, nuestras listas de tareas, nuestro calendario, etc.
Lo importante que debemos pensar es que solemos perder mucho tiempo haciendo tareas repetitivas a lo largo del día. Por ejemplo, mirar nuestro correo electrónico o las redes sociales. Si miramos nuestra bandeja de entrada cada vez que nos llegue una notificación, es posible que entremos cada dos por tres a mirar. Y esto nos hace perder muchísimo tiempo. Si conseguimos tener esto bajo control, ganaremos mucho tiempo y energía.
Una de las primeras cosas que os recomiendo que hagáis es deshabilitar todas las notificaciones innecesarias tanto en el ordenador, como en vuestros dispositivos móviles o tablets. Esto evitará que nos veamos tentados a mirar cada vez que suene o nos aparezca una notificación.
Una de las primeras cosas que os recomiendo que hagáis es deshabilitar todas las notificaciones innecesarias tanto en el ordenador, como en vuestros dispositivos móviles o tablets. Esto evitará que nos veamos tentados a mirar cada vez que suene o nos aparezca una notificación.
Una vez evitadas las distracciones innecesarias, nuestro siguiente paso será tener un sistema en la captación de información, es decir, todas las cosas que tenemos que hacer. Hay muchas opciones con respecto a cómo hacer esto: una agenda, un cuaderno, una aplicación en el teléfono… Es posible que tengáis varias y la información la anotéis en distintos sitios. El problema es que cuando la información está tan dispersa, se nos pueden escapar cosas y es más caótico.
Mi recomendación es que lo anotéis todo en 1 ó 2 sitios como mucho. Yo funciono muy bien con una agenda física y con una aplicación de notas en los dispositivos que me permite sincronizarlos y tener la información actualizada. Cuando utilizamos un cuaderno o agenda, tenemos que apuntar manualmente la información, y al escribirlo, nuestro cerebro asimila esa información. Utilizar una agenda me permite ver de una forma muy clara todas las tareas que tengo que atender diariamente, semanalmente y mensualmente. Además nuestras agendas están muy enfocadas a la productividad y a alcanzar objetivos, lo que os puede ayudar mucho en este caso. Si queréis ver nuestra selección de agendas podéis verlas aquí.
Cuando ya tengamos un sistema que nos resulte cómodo y fácil de implementar, lo siguiente será tener un sistema para priorizar y organizar las tareas. Esto variará en función de cada persona, ya que cada uno tenemos factores influyentes en la importancia o urgencia de nuestras tareas. En el siguiente post entraré en detalle en este tema, ya que es una información muy extensa que requiere un post propio. También os pueden interesar estos posts de Cómo crear un plan de acción para conseguir un objetivo e implementarlo y 6 Pasos para alcanzar tus objetivos este año.
Espero que esta información os haya ayudado, y recordad que podéis escribirme un email a contact@myberryown.com o etiquetarme en redes sociales @myberryown para cualquier duda o pregunta que tengáis. ¡Que tengáis un día productivo!
